Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Universitetsadministratör
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en universitetsadministratör som vill bidra till att skapa välfungerande administrativa processer och ett professionellt stöd för studenter, lärare, forskare och ledning inom högre utbildning. I denna roll får du en central funktion i verksamheten där du arbetar med planering, samordning, dokumentation och service i en akademisk miljö som präglas av kvalitet, struktur och utveckling. Du kommer att vara en viktig kontaktpunkt för både interna och externa intressenter och säkerställa att administrativa rutiner följs på ett effektivt, rättssäkert och serviceinriktat sätt.
Som universitetsadministratör arbetar du med ett brett spektrum av uppgifter kopplade till utbildningsadministration, möteshantering, diarieföring, kommunikation och stöd till institutioner eller fakulteter. Rollen kräver att du kan hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt, prioritera utifrån verksamhetens behov och upprätthålla hög noggrannhet även under perioder med högt tempo. Du förväntas bidra till att förbättra arbetsflöden, utveckla administrativa rutiner och säkerställa att information är korrekt, tillgänglig och uppdaterad.
Arbetet innebär ofta nära samarbete med studievägledare, lärare, forskningsadministratörer, ekonomer, HR-funktioner och ledningsgrupper. Du kan komma att stödja processer kring kurs- och programadministration, antagning, examination, protokollföring, arkivering och uppföljning. Du behöver därför ha god förståelse för hur en universitetsorganisation fungerar och kunna arbeta självständigt inom givna regelverk, policys och tidsramar. Erfarenhet av digitala administrativa system och vana att arbeta i dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem är mycket värdefullt.
För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, kommunikativ och lösningsorienterad. Du har ett professionellt bemötande, god samarbetsförmåga och ett intresse för att ge kvalificerad service. Du trivs i en miljö där noggrannhet, integritet och ansvarstagande är avgörande, och du har förmåga att förklara administrativa processer på ett tydligt och pedagogiskt sätt. Eftersom universitet ofta verkar i en internationell kontext är det också viktigt att du kan kommunicera väl på svenska och gärna även på engelska.
Detta är en roll för dig som uppskattar variation, ordning och meningsfullt administrativt arbete i en kunskapsintensiv organisation. Som universitetsadministratör får du möjlighet att bidra till att utbildning och forskning fungerar smidigt i praktiken, samtidigt som du utvecklar processer och stärker kvaliteten i verksamhetens administrativa stöd. Om du vill arbeta i en dynamisk och samhällsviktig miljö där din insats gör konkret skillnad varje dag, kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Samordna administrativa processer för kurser, program och institutionella aktiviteter.
- Hantera dokumentation, diarieföring, arkivering och uppdatering av administrativa register.
- Ge administrativt stöd till lärare, forskare, studenter och ledning.
- Planera, kalla till och protokollföra möten, råd och kommittéer.
- Säkerställa att rutiner följer interna riktlinjer samt gällande regelverk.
- Administrera information i studieadministrativa system och andra digitala plattformar.
- Besvara frågor från studenter och medarbetare på ett professionellt och serviceinriktat sätt.
- Bidra till utveckling och effektivisering av administrativa arbetsprocesser.
Krav
Text copied to clipboard!- Eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning eller liknande område.
- Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom universitet eller högskola.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
- God förmåga att arbeta i digitala system och vanliga kontorsprogram.
- Strukturerat arbetssätt med hög noggrannhet och god prioriteringsförmåga.
- Förmåga att arbeta självständigt samt samarbeta med flera olika funktioner.
- God förståelse för sekretess, dokumenthantering och administrativa regelverk.
- Meriterande med goda kunskaper i engelska och erfarenhet av studieadministrativa system.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete inom högre utbildning?
- Hur arbetar du för att säkerställa noggrannhet i dokumentation och registrering?
- Vilka digitala administrativa system har du arbetat med tidigare?
- Hur prioriterar du när flera uppgifter behöver hanteras samtidigt?
- Beskriv en situation där du förbättrade en administrativ process.
- Hur säkerställer du ett professionellt bemötande i kontakt med studenter och personal?
